Записатися

Старший адміністратор клініки

Організуйте роботу адміністраторів так, щоб клініка отримувала стабільний і прогнозований прибуток

Підбирати адміністраторів,
навчати, контролювати їх роботу,
слухати дзвінки, рахувати конверсію,
мотивувати та розвивати —
все це щоденні задачі старшого адміністратора
У багатьох клініках старшим адміністратором стає "найдосвідченіший адміністратор".
При цьому, йому часто бракує навичок по управлінню персоналом та побудові системи роботи.
Старший адміністратор — це не той, хто робить усе краще за інших.
Це людина, яка будує систему, щоб команда працювала стабільно щодня.
А якщо управлінські функції виконуються несистемно –
це швидко відображається на роботі адміністраторів:
падає якість комунікацій з пацієнтами,
з’являються помилки в записах, втрачаються звернення
Та в результаті –
клініка втрачає дохід, пацієнтів і репутацію
Тренінг "Старший адміністратор клініки"
допомагає перетворити адміністративну службу на команду, яка ефективно продає послуги, підтримує високий рівень сервісу і забезпечує стабільний дохід клініки
ФОРМАТ
💻Онлайн
3 заняття по 3 години
Такий темп дозволяє краще засвоювати матеріал без перевантаження, і одразу впроваджувати інструменти в роботу

✅Живий тренінг
50% часу – практика
Ви виходите з тренінгу з готовою системою, яка вже на наступний день дає результати

🗓 Дати проведення:
  • 25 березня (середа) – 17:00-20:00
  • 27 березня (п'ятниця) – 17:00-20:00
  • 31 березня (вівторок) – 17:00-20:00

Програма тренінгу
СТАРШИЙ АДМІНІСТРАТОР КЛІНІКИ

  • ДЕНЬ 1. ОПЕРАЦІЙНЕ УПРАВЛІННЯ КЛІНІКОЮ:
    СТАНДАРТИ, КОНТРОЛЬ, ЗВІТНІСТЬ

    МОДУЛЬ 1. РОЛЬ СТАРШОГО АДМІНІСТРАТОРА
    Ми визначимо ключові зони відповідальності старшого адміністратора:
    • Управління потоком пацієнтів і записами.
    • Контроль якості сервісу для пацієнтів.
    • Підтримка дисципліни процесів в роботі.
    • Забезпечення чіткої передачі інформації між адміністраторами, лікарями та медичним персоналом.
    • Межі повноважень і рішення, які потребують погодження.

    В результаті ми сформуємо чіткий перелік функцій і меж відповідальності старшого адміністратора.

    МОДУЛЬ 2. ОПЕРАЦІЙНИЙ ЦИКЛ ЗМІНИ
    Ми розглянемо повну структуру операційного циклу зміни, щоб уникати хаосу, затримок і перевантаження команди:
    • Підготовка зміни — перевірка готовності розкладу, кабінетів і персоналу до початку роботи.
    • Ведення зміни — контроль ключових процесів і координація роботи команди.
    • Завершення зміни — фіксація результатів роботи і передача інформації наступній зміні.
    • Контроль критичних точок: розклад, кабінети, готовність персоналу, логістика пацієнта.
    • Методика раннього виявлення ризиків: затримки, накладки, перевантаження, “випадіння” ресурсу.
    Інструменти: чек-лист старту зміни, контрольний лист ведення зміни, контрольний лист завершення.

    МОДУЛЬ 3. УПРАВЛІННЯ ПОТОКОМ ПАЦІЄНТІВ І РОЗКЛАДОМ
    Ми розглянемо, як керувати потоком пацієнтів і розкладом клініки так, щоб затримки та накладки не руйнували роботу зміни:
    • Алгоритм роботи з відхиленнями від графіка: прогноз, комунікація, управлінське рішення, документування.
    • Принципи оптимізації розкладу без втрати якості сервісу.
    • Формат взаємодії з лікарями щодо прогнозів і коригувань.
    • Практика: дві операційні симуляції (накладка записів, затримка з каскадним впливом на графік).

    МОДУЛЬ 4. СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ЗАДАЧАМИ І ПЕРЕДАЧІ ЗМІНИ
    У цьому модулі ви навчитеся організовувати роботу так, щоб задачі не губилися і не залишалися без відповідального:
    • Як забезпечити, щоб питання не “зависали”.
    • Розмежування оперативних задач і задач, що мають перейти на наступну зміну.
    • Організація передачі зміни.
    Інструменти: шаблон передачі зміни, реєстр незакритих питань, формат службових нотаток.

    МОДУЛЬ 5. УПРАВЛІНСЬКА ЗВІТНІСТЬ ДЛЯ КЕРІВНИЦТВА
    Ми розглянемо, яку саме інформацію керівництво має отримувати щодня і щотижня, щоб приймати управлінські рішення і своєчасно реагувати на проблеми:
    • Формат короткого операційного звіту: потік, відхилення, скарги, ризики, рішення, потреби.
    • Як перетворювати “проблеми” у дані та управлінські висновки.
    Інструменти: шаблон операційного звіту на 1 сторінку.

    ЗАВЕРШЕННЯ ДНЯ:
    • Плануємо: які три інструменти запускаємо одразу.
    • Індивідуальне завдання: підготувати план зміни і короткий звіт за шаблоном.

  • ДЕНЬ 2. УПРАВЛІННЯ КОМАНДОЮ: СТАНДАРТИ, НАВЧАННЯ, КОНТРОЛЬ ЯКОСТІ, МОТИВАЦІЯ

    МОДУЛЬ 1. УПРАВЛІНСЬКА РОЛЬ СТАРШОГО АДМІНІСТРАТОРА
    Ми розглянемо чіткі рамки управлінської комунікації, які допомагають підтримувати порядок у роботі команди:
    • Як підтримувати стандарти без “ручного мікроконтролю”.
    • Як управляти дисципліною в межах процесу, а не через емоції.

    МОДУЛЬ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ КОМАНДИ
    Ви навчитеся організовувати роботу адміністраторів протягом зміни так, щоб кожен співробітник чітко розумів свою роль і відповідальність:
    • Розподіл ролей і відповідальності на зміні.
    • Стандарти внутрішньої комунікації: структура повідомлень, порядок ескалації, контроль виконання.
    • Як знижувати навантаження і помилки через правильну координацію.
    Інструменти: регламент взаємодії в зміні, шаблони коротких операційних повідомлень, порядок ескалації.

    МОДУЛЬ 3. НАВЧАННЯ І АДАПТАЦІЯ АДМІНІСТРАТОРІВ
    У цьому модулі ми розберемо, як системно навчати адміністраторів та швидше вводити їх у роботу клініки.
    • Модель навчання “навичка → практика → контроль → стабілізація”.
    • Навчання через кейси: скарги, затримки, ціни, відмова від документів, конфіденційність.
    • Допуск до самостійної роботи: критерії, мінімальний стандарт, повторна перевірка.
    Інструменти: картки кейсів для симуляцій, бланк для атестації, матриця компетенцій адміністратора.

    МОДУЛЬ 4. КОНТРОЛЬ ЯКОСТІ РОБОТИ КОМАНДИ БЕЗ ТОКСИЧНОСТІ
    Ми розглянемо, як надавати співробітникам конструктивний зворотний зв’язок, який допомагає змінювати поведінку і покращувати якість роботи з пацієнтами:
    • Як надавати зворотний зв’язок співробітнику, щоб змінювалась його поведінка.
    • Структура корекції помилки: факт, вплив, стандарт, рішення, повторний контроль.
    • Як фіксувати домовленості з працівником.
    Інструменти: шаблони фідбеку, протокол розбору помилки, план донавчання.

    МОДУЛЬ 5. МОТИВАЦІЯ І ПСИХОЛОГІЧНА СТІЙКІСТЬ КОМАНДИ
    Ми розглянемо, як підтримувати стабільну роботу команди адміністраторів у періоди високого навантаження:
    • Причини вигорання адміністраторів і ранні ознаки.
    • Управління напругою в команді під час піку.
    • Профілактика конфліктів між змінами.
    • Практика: розбір двох складних управлінських сценаріїв (нестабільний працівник, конфлікт між змінами).

    ЗАВЕРШЕННЯ ДНЯ:
    • Індивідуальне завдання: скласти план навчання для адміністратора на 7 днів.
    • Узгодження стандартів, які впроваджуються першими.

  • ДЕНЬ 3. УПРАВЛІННЯ СКЛАДНИМИ СИТУАЦІЯМИ: КОНФЛІКТИ, СКАРГИ, ВІДХИЛЕННЯ, ВЗАЄМОДІЯ З ЛІКАРЯМИ

    МОДУЛЬ 1. ЯК ПРАЦЮВАТИ ЗІ СКАРГАМИ ТА КОНФЛІКТНИМИ ПАЦІЄНТАМИ
    У цьому модулі ви навчитеся професійно керувати конфліктними ситуаціями, щоб вони не переростали у серйозні проблеми для клініки:
    • Структура роботи зі скаргою: фіксація, уточнення фактів, рішення, терміни, закриття.
    • Агресивна комунікація: межі, контроль тону, деескалація.
    • Зниження ризику публічних негативних відгуків через правильну реакцію в моменті.
    Інструменти: протокол роботи зі скаргою, скрипти для складних діалогів, критерії “закритого кейсу”.

    МОДУЛЬ 2. СКЛАДНІ ОПЕРАЦІЙНІ СЦЕНАРІЇ
    Ми розберемо типові складні ситуації в роботі клініки і навчимося діяти так, щоб зберігати сервіс, контроль процесів і довіру пацієнтів:
    • Затримки, які неможливо прогнозувати наперед: як комунікувати і як вирішувати.
    • Цінові конфлікти і “вимога старої ціни”: коректні межі та сервісна подача.
    • Відмова від анкет/згод/персональних даних: законність, межі, маршрути.
    • Помилки в записі/оплаті/документах: алгоритм виправлення без загострення.
    • Практика: дві симуляції з оцінкою за чек-критеріями.

    МОДУЛЬ 3. ВЗАЄМОДІЯ З ЛІКАРЯМИ У СКЛАДНИХ РОБОЧИХ СИТУАЦІЯХ
    Ми розглянемо, як проводити складні розмови з лікарями, коли необхідно обговорити затримки, зміни в розкладі або робочі проблеми:
    • Як вести складну розмову з лікарем: коротко, предметно, без конфлікту.
    • Як узгоджувати прогноз і коригування графіка.
    • Як захищати сервіс, не підриваючи авторитет лікаря.
    • Що неприпустимо обговорювати при пацієнтах і як переносити напругу “за куліси”.
    Інструменти: скрипти коротких службових звернень, порядок деескалації в операційних конфліктах.

    МОДУЛЬ 4. ФІКСАЦІЯ ТА ДОКУМЕНТУВАННЯ ІНЦИДЕНТІВ
    У цьому модулі ви навчитеся правильно реагувати на інциденти у роботі клініки і фіксувати їх так, щоб ситуація була зрозумілою для керівництва:
    • Які ситуації вирішує старший адміністратор, а які піднімаються керівництву.
    • “Червоні зони”: конфіденційність, фінанси, репутація, медичні ризики, безпека.
    • Як документувати інцидент фактами: щоб не було “слово проти слова”.
    Інструменти: шаблон інцидент-репорту, схема ескалації.

    МОДУЛЬ 5. РОЗБІР СИТУАЦІЙ (ЗА ЗАПИТОМ УЧАСНИКІВ)
    • Розбір кейсів клінік.
    • Відповіді на питання.

    ЗАВЕРШЕННЯ ПРОГРАМИ:
    • Індивідуальний план впровадження на 14 днів: що запускаємо, як контролюємо, коли перевіряємо результат.
    • Критерії успішного впровадження: сервіс, потік, скарги, дисципліна.
Старший адміністратор після тренінгу:
  • Розуміє, як керувати людьми без авторитаризму.
  • Володіє інструментами контролю та аналітики.
  • Вміє мотивувати, навчати і розвивати команду.
  • Знає, як уникати хаосу та забезпечити системність.
  • Вміє говорити з лікарями та керівництвом професійно, мовою аргументів і цифр.
А головне — розуміє,
як впливати на дохід клініки

Експерт

Парік Олена
Бізнес-тренер, бізнес-консультант
компанії "Pro-Training - Успішна клініка".
Експерт із системного розвитку медичних бізнесів.

Фахівець із 12-річним досвідом роботи з медзакладами, як кризовий менеджер, консультант та директор по маркетингу.
Практик, який багато років працює безпосередньо в медичних закладах — тому глибоко розуміє проблеми галузі.

  • Проводить аудит процесів в медзакладі.
  • Вибудовує маркетингову стратегію.
  • Впроваджує стратегії по систематизації та оптимізації процесів.
  • Вибудовує аналітику.
  • Проводить навчання команд і супровід керівників.
  • Створює не просто систему знань, а реальну модель керованого та прибуткового бізнесу.

Відгуки учасників

Наші задоволені клієнти

Вартість тренінгу

7500 грн

Ви отримаєте чек-листи та таблиці для управління адміністративною службою,
які зможете впроваджувати одразу після тренінгу
та отримувати результати
Запишіться на онлайн-тренінг і підвищіть дохід клініки вже через місяць!
Запишіться на живий тренінг
Залиште контакт, ми передзвонимо і узгодимо всі питання
Made on
Tilda